איך אנחנו קובעים מי לומד מה, לפני שמתחילים: שאלון קצר לכל עובד, ניקוד לפי שלוש רמות, חלוקה לקבוצות, והרמה מתוך הסילבוס שכל קבוצה לומדת.
בקבוצה אחת יושבים עובד שמעולם לא בנה טבלת ציר ועובדת שבונה לוחות מחוונים. הראשון הולך לאיבוד, השנייה משתעממת, והקורס מתקדם בקצב שלא מתאים לאף אחד מהם. הפתרון אינו קורס ארוך יותר, אלא מיפוי קצר של רמת הידע לפני הקורס. המיפוי הוא חלק קבוע מכל קורס אקסל פנים‑ארגוני של ספקטרא, והוא מופיע בכתב האחריות לרמת השירות שלנו.
אחרי אישור הצעת המחיר אנחנו שולחים למנהלת ההדרכה, בתוך יום עבודה, קישור לשאלון מיפוי מקוון. השאלון קצר, כעשר דקות לכל עובד, ויש בו שאלות ידע מעשיות באקסל ושאלה אחת על המשימות שהעובד מבצע בפועל באקסל. בשיחת המיפוי עם מנהלת ההדרכה נרשם גם איזה כלי בינה מלאכותית הארגון אישר, Copilot, Copilot Chat, Claude או ChatGPT, כדי שהקורס ייבנה סביבו.
כל שאלון מנוקד לפי שלוש הרמות שכל קורס שלנו מחולק אליהן: יסודות, ביניים ומתקדם. הרמות יחסיות לקהל של הקורס: היסודות בקורס לאנליסטים אינם היסודות בקורס לעובדי משרד. התוצאה היא טבלה אחת: שם העובד, הרמה שנמדדה והפערים העיקריים שלו. את הניקוד עושה מדריך מנוסה של ספקטרא, לא תוכנה.
על סמך הניקוד אנחנו מציעים חלוקה לקבוצות של עד 15 משתתפים ברמה דומה. עובד שנמצא בין שתי רמות משובץ לפי המשימות שלו בעבודה, ולא לפי הציון בלבד. החלוקה מוגשת למנהלת ההדרכה לאישור, והיא מחליטה.
הסילבוס של כל קורס מחולק לשלוש רמות, ובכל רמה הנושאים העיקריים שלה. כל קבוצה לומדת את הרמה שנקבעה לה; קבוצה מעורבת מפוצלת לשתי קבוצות, או שהסילבוס משלב שתי רמות. בכל הרמות הבינה המלאכותית משולבת לאורך הקורס, עם בדיקה של כל תוצר, למעט בקורס הבסיסי. בארגונים שהטמיעו Copilot אפשר להוסיף גם סדנת קופיילוט 365 באקסל. הסילבוס נשלח לאישור לפני שנקבע המועד הראשון.
מחלקה מבקשת "קורס אקסל עם AI לכל העובדים". האבחון מראה לרוב שחלק מהעובדים ברמת היסודות, חלק ברמת הביניים ורק מעטים ברמה המתקדמת. במקום קורס אחד שלא מתאים לאיש, נבנות שתיים או שלוש קבוצות באותו קורס מחלקתי, כל אחת ברמה שלה, ואף עובד לא נשאר מאחור. זה התרחיש השכיח ביותר בעבודה שלנו עם מנהלות הדרכה.
המיפוי הוא חלק מהדרך שלנו: הדרכה פנים‑ארגונית בלבד, לקבוצה מאותו עסק או ארגון, על הנתונים שלה, עם מענה לשאלות בתוך יום עבודה אחרי הקורס ועם אפשרות לשעות ליווי ויישום אחרי הקורס.
